Komunikacja i widoczność

Działania informacyjne i promocyjne są elementem realizacji projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich. Działania te są równie istotne, jak wszystkie pozostałe i podlegają kontroli.
Jako beneficjent, który prowadzi projekt z Funduszy Europejskich, masz obowiązek informowania opinii publicznej, uczestników i odbiorców ostatecznych projektu o uzyskanym dofinansowaniu. Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje, jakie dokładnie obowiązki musisz wypełnić i w jaki sposób to zrobić.

Niewypełnienie niektórych obowiązków może skutkować pomniejszeniem dofinansowania, na co wskazują zapisy w umowie o dofinansowanie Twojego projektu.

1. Jak oznaczać dokumenty i działania informacyjno-promocyjne w projekcie?

Jako beneficjent musisz oznaczać działania informacyjne i promocyjne oraz dokumenty związane z realizacją projektu, które podajesz do wiadomości publicznej lub przeznaczasz dla uczestników projektów. Z wyjątkiem dokumentów, w których ze względu na ich specyfikę nie można zmieniać i ingerować w ich wzory, np. z powodu obowiązującego prawa (dokumenty księgowe, certyfikaty etc.).
Uwaga! Jeśli w zestawieniu lub na materiale występują inne znaki dodatkowe (logo), to nie mogą być one większe (mierzone wysokością lub szerokością) od flagi (symbolu) Unii Europejskiej.

1.1. Jakie znaki graficzne należy umieścić?

Jeśli realizujesz projekt finansowany w ramach programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 (FEW 2021-2027), oznaczenie projektu musi zawierać następujące znaki:

Znak Funduszy Europejskich	Znak barw RP	Znak Unii Europejskiej (znak UE)	Znak Województwa Wielkopolskiego

złożony z symbolu graficznego, nazwy programu: „Fundusze Europejskie dla Wielkopolski”	złożone z barw RP oraz nazwy „Rzeczpospolita Polska”	złożony z flagi UE, napisu „Dofinansowane przez Unię Europejską” lub „Finansowane przez Unię Europejską”	herb województwa

1.2 Liczba znaków w zestawieniu

Liczba znaków w zestawieniu (tzn. w jednej linii) nie może przekraczać czterech, czyli poza znakami FE, znakiem barw RP i znakiem UE oraz herbu województwa nie może występować inny znak/logo.

Inne znaki, jeśli są potrzebne, można umieścić poza zestawieniem – linią znaków: FE, barw RP, UE oraz herbu województwa (z wyjątkiem tablic, plakatów i naklejek, których wzory nie mogą być modyfikowane).
Nie ma obowiązku zamieszczania dodatkowej informacji słownej o programie oraz o funduszu współfinansującym projekt. Zestaw znaków zawiera wszystkie niezbędne informacje.
Uwaga! Nie można w zestawieniu umieszczać znaków wykonawców, którzy realizują działania w ramach projektu, ale którzy nie są beneficjentami.

1.3 Kolorystyka znaków

Uwaga! Znak barw RP występuje wyłącznie w wersji pełnokolorowej. Dlatego zestawienie znaków FE, znaku barw RP i znaku UE zawsze występuje w wersji pełnokolorowej.

Jeśli wykorzystujesz achromatyczną wersję zestawienia znaków, nie umieszczaj znaku barw RP. Zastosuj wtedy zestawienie dwóch znaków: FE i UE w wersji achromatycznej.
Pełnokolorowy zestaw znaków FE ze znakiem barw RP oraz znakiem UE musisz stosować w przypadku następujących materiałów:
• strony internetowe,
• publikacje elektroniczne np. materiały video, animacje, prezentacje, newslettery, mailing,
• publikacje i materiały drukowane np. foldery, informatory, certyfikaty, zaświadczenia, dyplomy, zaproszenia, programy szkoleń, itp.,
• korespondencja drukowana, jeśli papier firmowy jest w wersji kolorowej,
• naklejki,
• materiały brandingowe i wystawowe np. baner, stand, roll-up, ścianki, namioty i stoiska wystawowe, billboardy itp.
• materiały promocyjne tzw. gadżety.

Achromatycznych zestawień znaków (bez znaku barw RP) możesz użyć, jeżeli:
a) nie ma ogólnodostępnych możliwości technicznych zastosowania oznaczeń pełnokolorowych ze względu np. na materiał, z którego wykonano przedmiot np. kamień, mosiądz, brąz lub jeżeli zastosowanie technik pełnokolorowych znacznie podniosłoby koszty,
b) zastosowanie wersji pełnokolorowych nie jest możliwe ze względu na charakter otoczenia (miejsce kultu lub zabytek),
c) materiały z założenia występują w wersji achromatycznej, np. korespondencja drukowana (jeśli papier firmowy jest wykonany w wersji achromatycznej), dokumentacja projektowa (np. dokumenty przetargowe, umowy, ogłoszenia, opisy stanowisk pracy.

2. Jak oznaczać miejsce projektu? Tablice i plakaty.

W zależności od rodzaju realizowanego projektu oraz jego całkowity koszt beneficjenci zobowiązani są do oznaczania miejsca realizacji projektu za pomocą:

Tablic informacyjnych
Plakatu

2.1 Tablice informacyjne

Tablicę informacyjną umieszczasz, gdy projekt obejmuje inwestycje rzeczowe lub zakup sprzętu oraz:
a) jest wspierany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) lub Funduszu Spójności (FS) i jego całkowity koszt przekracza 500 tys. euro,
lub
b) jest wspierany z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+) lub Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji FST), i jego całkowity koszt przekracza 100 tys. euro.

Wzór tablicy dla programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027

Projekty tablic są przygotowane w trzech wymiarach: 80/40, 120/60 i 240/120 cm.
UWAGA! Wzór tablic informacyjnych jest obowiązkowy, tzn. nie można go modyfikować, dodawać/usuwać znaków, poza uzupełnianiem treści we wskazanych polach.

Tablicę umieść w miejscu realizacji projektu, np. tam, gdzie prowadzone są prace budowlane lub infrastrukturalne. Wybierz miejsce dobrze widoczne i ogólnie dostępne, gdzie największa liczba osób będzie miała możliwość zapoznać się z treścią tablicy. Powierzchnia tablicy powinna być odpowiednio duża tak, aby była dobrze widoczna.

Przykład umieszczenia tablicy informacyjnej przez ARR S.A. w Koninie

Tablicę informacyjną musisz umieścić niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji Projektu obejmującego inwestycje rzeczowe lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu. Jeśli projekt rozpoczął się przed uzyskaniem dofinansowania, tablica powinna stanąć bezpośrednio po podpisaniu umowy lub uzyskaniu decyzji o dofinansowaniu (nie później niż dwa miesiące od tej daty).

Tablica informacyjna powinna być wyeksponowana w okresie realizacji projektu oraz w okresie jego trwałości. Okres trwałości projektu jest określony w umowie o dofinansowanie. Musi zatem być wykonana z trwałych materiałów, odpornych na warunki atmosferyczne. Uszkodzoną lub nieczytelną tablicę musisz wymienić lub odnowić.

Jeśli w tym samym miejscu realizujesz kilka projektów, które musisz oznaczyć tablicami lub jeśli w późniejszym terminie otrzymasz dalsze finansowanie na ten sam projekt, możesz umieścić jedną, wspólną tablicę informacyjną.

2.2 Plakaty informujące o projekcie

Jeśli projekt nie wymaga umieszczenia tablicy informacyjnej – w przypadku inwestycji rzeczowych lub instalacji zakupionego sprzętu w projektach:

projektach EFRR i FS o wartości poniżej 500 tys. euro,
projektach EFS+ i FST o wartości poniżej 100 tys. euro

w miejscu realizacji projektu należy umieścić przynajmniej jeden trwały plakat o minimalnym formacie A3 lub podobnej wielkości elektroniczny wyświetlacz.

Wzór plakatu dla programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027

UWAGA! Wzór plakatu jest obowiązkowy, tzn. nie można go modyfikować, dodawać/usuwać znaków poza uzupełnieniem treści we wskazanych polach.

Plakat umieść w widocznym i dostępnym publicznie miejscu. Może być to np. wejście do budynku, w którym masz swoją siedzibę albo w recepcji. Musisz zawiesić przynajmniej jeden plakat w formacie A3, a jeśli działania w ramach projektu realizujesz w kilku lokalizacjach, plakaty umieść w każdej z nich.

Plakat musi być wyeksponowany w trakcie realizacji projektu. Trzeba go umieścić w widocznym miejscu nie później niż miesiąc od uzyskania dofinansowania.

3. Jak oznaczyć sprzęt i wyposażenie zakupione/powstałe w projekcie?

Każdy beneficjent jest zobowiązany do umieszczenia naklejek na zakupionym wyposażeniu, sprzęcie i środkach transportu dofinansowanych z Funduszy Europejskich.

Naklejki powinny znajdować się w dobrze widocznym miejscu.

Wzory naklejki w zależności od źródła finansowania projektu:

wariant 1

wariant 2

UWAGA! Wzór naklejki jest obowiązkowy, tzn. nie można go modyfikować, dodawać/usuwać znaków.

Naklejki należy umieścić na:
sprzętach, maszynach, urządzeniach (np. maszyny, urządzenia produkcyjne, laboratoryjne, komputery, laptopy), środkach transportu (np. samochodach, radiowozach, tramwajach, autobusach, wagonach kolejowych), aparaturze (np. laboratoryjnej, medycznej, modelach szkoleniowych), środkach i pomocach dydaktycznych (np. tablicach, maszynach edukacyjnych), itp.

4. Jakie informacje musisz umieścić na oficjalnej stronie internetowej i w mediach społecznościowych?

Jeśli posiadasz oficjalną stronę internetową, musisz zamieścić na niej opis projektu, który zawiera:

tytuł projektu lub jego skróconą nazwę (maksymalnie 150 znaków),
podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej przez zamieszczenie znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej i herbu województwa,
zadania, działania, które będą realizowane w ramach projektu (opis, co zostanie zrobione, zakupione etc.),
grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta),
cel lub cele projektu,
efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów),
wartość projektu (całkowity koszt projektu),
wysokość wkładu Funduszy Europejskich.Dodatkowo muszą znaleźć się hasztagi: #FunduszeUE lub #FunduszeEuropejskie w przypadku wszelkich informacji o projekcie. Rekomendujemy też zamieszczanie zdjęć, grafik, materiałów audiowizualnych oraz harmonogramu projektu, prezentującego jego główne etapy i postęp prac

Powyższe informacje i oznaczenia (pkt 1-8) musisz także umieścić na profilu w mediach społecznościowych. Pamiętaj także o hasztagach.

Jeżeli nie posiadasz profilu w mediach społecznościowych, musisz go założyć.

Zarówno profil w mediach społecznościowych, jak i oficjalna strona internetowa, na której zamieszczasz powyższe informacje, powinny być utrzymywane do końca realizacji projektu.

Pamiętaj, że oznaczenia na stronach internetowych i w mediach społecznościowych występują zawsze w wariancie pełnokolorowym. Nie można tu zastosować wersji achromatycznych.

UWAGA! Jeżeli tworzysz nową stronę internetową, którą finansujesz w ramach projektu, oznaczenia graficzne muszą znaleźć się na samej górze strony internetowej (szczegóły znajdziesz w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji ). Taką stronę musisz utrzymywać do końca okresu trwałości projektu.

5. Kontrola

Wszystkie obowiązki informacyjne oraz działania informacyjno-promocyjne związane z realizowanym projektem muszą zostać przez Ciebie udokumentowane. Dokumentację tę przechowuj razem z pozostałymi dokumentami projektowymi przez czas określony w umowie o dofinansowanie. Przyda Ci się w razie kontroli i działań monitoringowych.
Dokumentację możesz przechowywać w formie papierowej albo elektronicznej, np. jako skany dokumentów, zdjęcia, kopie (zrzuty) stron internetowych. Jeśli na potrzeby projektu powstały materiały informacyjne możesz przechowywać ich pojedyncze egzemplarze (np. broszury, publikacje) albo tylko ich zdjęcia.

UWAGA! Za niewypełnienie obowiązków informacyjno-promocyjnych będą stosowane pomniejszenia maksymalnej kwoty dofinansowania o wartość nie większą niż 3%, zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie.